在人事档案整理及数字化工作中，扫描、修图完成后，往往还有大量繁琐工作：按照人事档案目录建立分类文件夹、整理和重命名扫描件、逐份合成PDF、制作卷内目录、整理挂接文件并人工核对。工作量大、重复性高，且容易出现错放、漏页、数据错误等问题。根据实际工作流程，这部分工作量平均可占人事档案整理及数字化工作的约20%。

针对这一痛点，浩微科技自主研发“人事档案生成工具+人事档案管理系统”，将扫描修图后的文件整理、数据生成、系统挂接和质量检查全面软件化，解决人事档案数字化“最后20%”的重复劳动。

一、三类输入，自动生成挂接文件和卷内目录

使用浩微科技人事档案生成工具，只需准备人事档案目录、修图后的扫描件图片、人员数据，系统即可按照目录分类规则自动完成：

1、自动创建分类文件夹

无需人工逐个创建目录，系统可以根据人事档案目录自动创建对应的分类文件夹，例如：01-01、01-02、09-01-001，实现人事档案目录与电子文件目录自动对应。

2、自动归类扫描图片

修图后的扫描件无需再人工逐张拖拽、复制，系统按照目录规则自动将图片放入对应分类文件夹，例如将符合规则的扫描件自动归入01-01目录。

3、自动生成PDF

如果人事档案系统需要挂接PDF，系统可以根据目录关系，自动将同一份材料的多张扫描图片按照顺序合成为PDF，并放入对应目录，无需人工逐份处理。

4、自动生成挂接压缩包

完成文件整理后，系统自动将对应文件夹及文件打包，生成人事档案管理系统所需的挂接压缩包。

5、自动生成卷内目录

同时，根据人事档案目录和人员数据，自动生成导入人事档案管理系统所需的卷内目录数据。

过去需要“建文件夹→整理图片→合成PDF→打包文件→制作卷内目录”的大量手工作业，现在均可由软件自动完成。

二、管理系统一键导入，批量挂接

通过人事档案生成工具完成数据和文件生成后，可直接进入浩微科技人事档案管理系统。

只需：一键导入人事档案数据Excel → 批量导入挂接压缩包 → 批量完成档案挂接，无需再逐个人员、逐份材料进行人工挂接，大幅减少数字化加工人员的重复操作。

由此形成完整的自动化流程：扫描 → 修图 → 自动生成 → 批量导入 → 批量挂接 → 自动质检。真正打通人事档案数字化加工与档案管理系统之间的衔接环节。

三、自动质检，及时发现档案问题

浩微科技人事档案管理系统支持自动质检，不仅检查“能不能挂接”，还检查“挂接是否正确”。系统可自动检查：

3.1数据质量：

·       姓名、身份证号码是否正确

·       人员编号、档号、电话等著录项是否正确

3.2扫描质量：

·       扫描件DPI是否达标

·       案卷目录页数与扫描件实际页数是否一致

·       人事档案目录与扫描件是否对应

·       实际扫描页数是否正确

·       是否存在重复件等

通过软件自动质检，将大量人工核对工作转变为系统自动检查，及时发现数据和扫描件问题，让档案质量随时可掌握。

四、彻底解决扫描修图后的“最后20%”

浩微科技“人事档案生成工具+人事档案管理系统”，打通了从扫描修图到档案系统入库的关键环节。将这部分最繁琐、最容易出错的工作全面软件化：

  让原本平均约占人事档案整理及数字化工作20%的重复劳动，通过软件自动化方式解决。

  浩微科技，让人事档案数字化真正告别20%手工重复劳动。让人事档案数字化更高效、更规范、更可控。

电话：136 1140 6975（微信同号）

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