金融档案的管理与利用

2021-10-14

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随着我国金融体制改革的深化,伴随着金融业务的迅猛发展,产生了大量内容丰富、载体多样的金融业务材料,如何建立和完善相应的金融档案系统,开发并有效利用这些丰富的业务信息来指导金融工作、规避金融风险,成为了档案工作中亟待解决的重要课题。

一、金融档案工作的现状和问题

随着《档案法》和《档案法实施办法》的颁布,人们对档案工作的重视程度逐渐加强,各级金融机构在管理档案的过程中也逐步向着档案的开发利用功能迈进,但档案的真正价值的发掘还存在着一定的问题 ,不能跟上金融事业的发展,对经济建设的参考功能也未能体现,出现这种情况的原因有很多,以下列举了三项主要影响因素。

1.档案管理人员的专业素质不足

档案管理作为文档资料管理的一部分,需要很多专业化的管理观念和管理技巧,从档案的建立到整理、汇编、升级、利用等多个环节均需要档案管理人员的细致耐心的工作,才能发挥档案的真正价值。然而,可惜的是,我国金融档案的建立目的并非为了以后的参考利用,而仅仅是为了以备定期的监督机构的检查,档案至建立之初就缺乏系统规范的整理,使得后期的数据发掘、经验累积变得像大海捞针。档案管理人员的专业素质与档案的质量、利用的难易程度息息相关,档案制作的专业、细致、条理清晰,那么后期的开发利用就异常方便,反之,档案的利用就会如鸡肋般食之无味。现阶段,我国大部分的档案管理人员属于临时代管或者身兼数职,金融档案管理仅仅是填写表格并装袋封存,保密工作倒是非常利落、干脆,可惜的是利用起来却也是迷雾重重,让人摸不到头绪。

2.档案的分级保管制度缺陷

金融档案的分级保管制度历史悠久,各级金融机构均有自己的档案制作和保管部门,这一制度的建立为档案的保密工作提供了便利,因为部分档案的流逝不至于显露全局的金融计划,但是,这为后期的档案升级和档案汇编造成了极大地不便,因为各种金融部门门的划分繁杂,专业界限清晰,不同专业内容和密级的档案被分别保管在不同的科室档案室中,一个金融案例的资料被拆散保管,使得 后期的调研需要重新整合散逸的资料,这将耗费大量的人力、物力,效果却很一般。所以,很多情况下,金融机构决策过程更愿意参照外国的案例资料也不参考自己的档案系统,原因显而易见。

3.备档的效率问题

我国档案管理的效率一直较低,查阅资料的困难程度也很大,其原因很大程度上在于纸质资料和电子资料的备档脱节,由于对档案管理工作的投入重视程度不够,一般的金融档案均为纸质资料档案 ,电子版资料随着案例的结束而流失,这为后期的档案整理和调用带来了极大不便,随着档案资料的增多,工检索耗时将越来越长,这也极大地影响着档案的利用效率。

二、充分利用金融档案的对策

1.提高硬件基础建设

金融档案的数据量较大,纸质档案既浪费资源又影响查阅效率,所以增大档案管理的硬件投入是当下需要重点考虑的问题。配备电脑、扫描仪等电子设备,利用人工输入或者扫描录入等方法将档案数字化是提高档案利用的第一步。

2.提高专业人员素质

目前,金融档案内容越来越丰富、形式越来越多样,档案的管理也更加信息化,对档案管理人员的专业素养要求不断提高。因此,必须将档案管理人员从繁杂的零散工作中解放出来,建立专业的档案管理团队,进行系统的培训,并制定完善的管理条例,使得档案管理系统化、专门化、规范化,将传统的兼职档案管理转化为专业管理,使得档案从建立之初就细致全面,为以后的利用打下基础。

3.加强档案的深度加工

由于各科室的档案资料分开保管,所以,为了档案的后期利用,除了档案的基础维护和制作外,还应该进行档案的深度整理加工,全面收集各个项目的档案资料,根据档案的利用频率、功能大小,将档案进行汇编,为后期的查阅奠定基础。

4.增强档案管理意识,重视档案资源的开发

档案信息的内容不应仅仅局限在案例的备档,应该具有更广泛的收集视角,利用多种形式广泛征集散逸在社会各阶层的信息资料,丰富馆藏、编写文献,为今后的档案研究利用提供更加广阔的视野空间。这一过程所耗费的资源巨大,短期内收效甚微,但基础资料的积累是经验累积,业务发展的基础,虽然短期内看不出他的重要性,但从长远角度来看,档案的资料完善程度将决定金融事业的前进速度。这也是为什么国外金融行业的档案资料如此详尽的原因。虽然档案管理利用是金融行业信息资源管理的基础内容,但加强档案管理意识,充分理解档案管理和利用的重要性,对于金融行业的发展也是至关重要的。所以,在管理团队的建设过程中, 要着重培养从业人员的档案重视水平,真正意义上的为了利用档案而进行档案管理,而不是单单的为了应付检查。

金融事业的发展是国家经济水平的重要体现,现阶段我国的金融档案管理水平有限,档案的利用效率低下,很多情况下,需要利用和借助外国的档案资料处理国内的金融问题,常常造成各种问题。建立和完善我国自己的金融档案系统,为我国的金融行业发展保驾护航是现阶段金融档案管理从业人员的首要任务。

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